46: Introduzione ai Task Manager

In questa puntata Roberto e Filippo fanno un approfondimento su cosa sono i c.d. Task Manager (software che ti permettono di gestire progetti sia semplici che complessi), su come sono nati e si sono sviluppati, sul perché può essere utile utilizzarli. Note episodio Iniziare dal processo Cos’è un task manager? Ne abbiamo già accennato nella puntata su Promemoria ep. 41 Task Managment: Gestione dei progetti Nella gestione dei progetti, un'attività è un’operazione o compito che deve essere compiuta entro un periodo di tempo definito o entro una scadenza per raggiungere gli obiettivi legati al lavoro. È un piccolo pezzo essenziale di un lavoro che serve come mezzo per differenziare varie componenti di un progetto. Un'attività può essere suddivisa in assegnazioni che dovrebbero anche avere una data di inizio e fine definite o una scadenza per il completamento. Una o più assegnazioni su un'attività mette l'attività in esecuzione. Il completamento di tutte le assegnazioni su un'attività specifica normalmente rende l'attività completata. Le attività possono essere collegate tra loro per creare dipendenze. Gestione dei flussi di produzione Differenza tra task manager e to do List (lista delle cose da fare) Il primo serve per organizzare progetti più o meno strutturati La check-list o lista delle cose da fare È più generica Task Manager (traducibile in gestore dei progetti) e Calendario Differenza tra attività ed appuntamento Creare la scaletta di questa puntata Appuntamento (con me stesso) di 1 ora per preparare questa mappa mentale Un’attività può (potenzialmente) essere svolta in qualsiasi momento Non ha un orario preciso di esecuzione Un appuntamento si svolge in uno specifico lasso di tempo Time-blocking Timeblocking o time blocking (noto anche come time chunking) è una tecnica di produttività per la gestione personale del tempo in cui un periodo di tempo, in genere un giorno o una settimana, è diviso in segmenti o blocchi più piccoli per compiti o cose da fare specifici. Integra la funzione di un calendario con quella di una lista di cose da fare. È una sorta di programmazione. Ad un blocco di tempo corrisponde una attività specifica da svolgere Time-tracking Tracciamento del tempo lavorato: Episodio 37 Gantt chart Un diagramma di Gantt è un tipo di grafico a barre che illustra un programma di progetto, intitolato al suo divulgatore, Henry Gantt (1861-1919), che ha progettato un tale grafico intorno agli anni 1910-1915. I grafici di Gantt moderni mostrano anche le relazioni di dipendenza tra le attività e lo stato corrente della pianificazione. Usati in edilizia ed altre realtà produttive GTD Il metodo GTD si basa sull'idea di spostare tutti gli elementi di interesse, le informazioni rilevanti, i problemi, le attività e i progetti fuori dalla mente registrandoli esternamente e quindi suddividendoli in elementi di lavoro attuabili con limiti di tempo noti. Ciò consente all'attenzione di concentrarsi sull'azione su ogni attività elencata in un record esterno, invece di conservarli nella mente. Concetto del Secondo cervello Memoria esterna Il flusso di lavoro Catturare, chiarire, organizzare, riflettere e eseguire. Catturare Segnarsi la cosa da fare Processare Le attività nell’inbox Cos’è l’inbox? Il luogo dove tutte le attività che ci vengono in mente sono (temporaneamente) parcheggiate Chiarire Rendere atomica l’azione e, se del caso, suddividerla in sotto azioni o attività Organizzare L’attività è azionabile ovvero determinata e chiara in modo tale che l’unica cosa che devi fare è eseguirla? Richiede un singolo passo e più passi? Se sì Richiede poco tempo (non più di 2 minuti) Se sì Devo svolgerla io Se NO Richiede di essere svolta in un momento specifico Se sì Se no Pianificare l’attività Decidere quando svolgere le attività così individuate ed organizzate Eseguire Svolgere l’attività Concentrati solo su quell’attività Una volta che tutto il materiale ("roba") viene catturato (o raccolto) nella casella di posta, ogni elemento è chiarito e organizzato facendo e rispondendo a domande su ogni elemento a sua volta come mostrato nelle scatole nere nel diagramma dell'albero logico Addendum al GTD Shutdown routine (Routine di arresto) di Cal Newport A fine giornata Controllare tutte le attività ancora da fare o da gestire Per chiudere i loop aperti I vari profumi e sfumature di questo metodo hanno uniformato il panorama dei software c.d. task manager Ricordarsi che non è lo strumento che risolve il problema MA è il ragionare sul problema e risolverlo Pensare sul flusso di lavoro etc … Lo strumento può rendere più facile e con minor attrito lo svolgimento dell’attività Approfondire quindi i pro ed i contro di uno strumento Quando è giusto utilizzare uno specifico strumento Software iOS e macOS OmniFocus Todoist: web e multipiattaforma Sorted 3 Remember the milk To Do: Micrososft TickTick Promemoria ToDo Good Task 2 Things 3 Amplenote: Segnalata da Roberto Link Focused: Bilanciare attività e calendario Task Management - Wikipedia Come potete sostenerci Se volete supportare il podcast vi chiediamo con il cuore di fare una recensione su Apple Podcast. In questo fase iniziale tante recensioni ci permetteranno di essere visti da più persone possibili. Se volete sapere come fare una recensione trovate il link nelle note dell’episodio. Potete anche scriverci a scrivi.a🐌a2podcast.it Dove ci potete trovare? Roberto: Mac e architettura: mach - dot - net.wordpress.com Podcast settimanale Snap - architettura imperfetta Filippo: Avvocati e Mac punto it Ci sentiamo tra 2 settimane.